【聯強EMBA】利用組織安排,培養基層主管


作者:杜書伍 (聯強國際集團總裁兼執行長)

  基層主管的素質直接關係到公司各種制度與運作的落實程度,隨著組織的擴大,對基層主管的需求量也相對增加。不過,培養一名稱職的基層主管,往往需要數年的時間,有時會緩不濟急,或是為了量的需求,而無法兼顧質的提升。透過組織的安排,則可以解決此一問題。

  一名基層員工進入公司之後,至少需要兩年時間的磨練,才能夠具備擔任基層主管的基本條件。但此時,僅僅只是「可以」擔任主管而已。一名基層主管接獲公司的指派之後,儘管已能夠充分掌握該領域的運作方式與重點,並且瞭解擔任一名基層主管所需具備的知識,不過,這都僅止於是個人的知識罷了,要能夠靈活運用管理知識,充分發揮,大約還需要兩、三年的時間。因此,從基層員工培養出能夠獨立運作的基層主管,依照經驗法則,大約需要五年的時間。

  如果透過特殊的組織設計安排,卻可以有效地縮短時間,培養出稱職的基層主管,並且讓基層主管的運作更為順暢。這其中,必須掌握兩個重點。首先,人的學習是漸進式地,就像訓練舉重一般,並非直接練習舉起一百公斤,而是必須五公斤、十公斤地逐次增加。其次,通常一名基層主管約需負責帶領五至八名員工,但主管在正式指派一名基層員工擔任基層主管之前,可以先讓他練習帶領二、三個員工。一方面可以縮短正式派任之後的學習時間,同時也可以藉此觀察該員是否具備擔任主管的條件。一名主管除了對工作專業上的瞭解之外,樂於助人而不獨善其身,以及處事公正無私是兩個必備要件。

  如何利用組織的安排達到上述效果呢?可由以下方式進行。

  組織當中,一個基本的單位包含一名主管,旗下帶領數名員工(如圖一)。運作一段時間之後,主管可試著將一名較資淺的員工交給另一名資深的員工帶領(如圖二),此時該注意的是,交給資深員工所帶領的員工,主管並非就此完全不再過問,而是必須掌握「循序漸進」的原則,與資深員工一起指導。對主管而言,此時不僅僅只是帶領一群員工工作而已,還包括開始培養基層主管的人才,本身也從中練習與下一層主管互動的方式,其管理的內容與層級已有所提升,從原先的「將兵之才」,逐漸往「將將之才」提升,逐漸培養成為中級主管的能力。

  隨著工作量的加重,單位中的人員也會隨之增加,此時,主管可以視情況逐漸增加資深員工所帶領的員工人數(如圖三),人數增加的速度,完全以該名資深員工學習領導能力的進度為準。經過更長時間的磨練之後,第一位接受培養的資深員工已經逐漸具備擔任主管的能力了,其足以帶領的員工人數也跟著增加,主管可考慮開始培養第二名資深員工的領導能力(如圖四)。依照此一模式,單位的規模逐漸擴大,但是新的基層主管人才已經培養出來,並具備獨當一面的能力,此時,原主管便可考慮由其統籌整個單位的運作,不過,這依然必須掌握「循序漸進」的原則,並非跳躍式地,立即由其接手。


  在組織之中,層層主管都必須分撥相當比例的時間,來從事組織的管理,且隨著組織的擴大,總公司之外,還會產生位於不同區域的分公司,甚至海外的子公司,高階主管管理上的負荷與難度都不斷提高。而一家公司當中,只有基層的人員才是完全投入業務運作當中,因此,基層主管的訓練,必須以紮實為原則,才能使公司的一切運作達到高階主管所要求的標準,否則便很容易出現「上熱下冷」的狀況。唯有紮實地訓練基層主管,高階主管才能坐得安穩,將較多的心力投注在難度更高的多區域、跨國際的管理。
(Y01220)

  
(本文取材自「聯強EMBA」,為聯強國際集團內部管理課程主題)

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